Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника

Как правило, на предприятиях малого бизнеса, руководитель или бухгалтер выполняет обязанности по оформлению сотрудников и работу с кадровой документацией. В этой статье мы расскажем, как правильно оформлять прием на работу нового сотрудника.

Какие документы должны быть у сотрудника.

Перечень документов необходимых для оформления приема на работу указан в ст.65 ТК РФ. Это такие документы как:

  • паспорт
  • трудовая книжка
  • страховое свидетельство
  • военный билет (приписное свидетельство)
  • документ об образовании, квалификации (диплом, сертификаты, свидетельства)

Исходя из этого перечня, запоминаем первое правило, вы не вправе требовать от будущего сотрудника:

  • заявление о приеме на работу
  • свидетельство ИНН
  • документ о регистрации по месту жительства (если это гражданин РФ)
  • фотографии

Соответственно, при отсутствии этих документов вы не вправе отказывать в трудоустройстве. Помимо этого, указание таких требований в описании вакансии или приказах за подписью руководителя, является нарушением, и наступает ответственность по ст.5.27 КоАП РФ. По ней для организации предусмотрен штраф.

Следующее правило основано на ст.65 ТК РФ. Суть его в том, что вышеперечисленные документы, вы можете требовать не у всех сотрудников. Например, военный билет – только у военнообязанных. Трудовую книжку или «пенсионное» свидетельство, только если сотрудник уже работал до вас в другой организации, если их нет, то вы должны оформить ему документы самостоятельно.

Документы образования сотрудник должен предоставить только в том случае, если в должностной инструкции есть требования к квалификации и образованию.

Третье правило. Из предоставленных оформляемым сотрудником документов, организация может оставить только трудовую книжку. С остальных документов снимается копия. С паспорта снимается копия всех страниц, необходимо для расчета НДФЛ. Копии заверяются печатью и подписью ответственного лица и прикрепляются к личному делу сотруднику, которое заводится в обязательном порядке.

Договор

После того как вы получили от соискателя все необходимые документы, вы готовы правильно оформить прием на работу нового сотрудника. Но перед тем как заключать договор, необходимо ознакомить работника со всеми актами компании, к ним относятся:

  • положение о премировании
  • положение об оплате труда
  • положение о предоставлении отпусков
  • положение об охране труда
  • положение внутреннего трудового распорядка
  • и т.д.

Это требование указано в ст.68 ТК РФ. Сотрудник должен подтвердить факт ознакомления, с вышеперечисленными актами, личной подписью, в ознакомительном листе, записав дату и время.

Если этого не сделать, то сотруднику не получится предъявить претензии, связанные с неисполнением своих обязанностей. И если сотрудник не ознакомится с положением об охраны труда, при наступлении несчастного случая, руководителя организации могут привлечь по ст.143 УК РФ.

Испытательный срок

После ознакомления с внутренними актам предприятия, заключается трудовой договор, в котором особое внимание нужно обратить на испытательный срок и проверить можно ли его применять для сотрудника.

По ст.70 ТК РФ испытательный срок нельзя устанавливать для:

  • несовершеннолетних
  • беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет

Возраст детей вы узнаете из паспорта, а вот справку о беременности соискательница должна предоставить сама. Если на момент подписания трудового договора, справка не предоставлен, то испытательный срок назначен законно.

Также нельзя применять испытательный срок для выпускников образовательных учреждений, удовлетворяющих следующим пунктам.

  • сотрудник закончил госаккредитованное образовательное учреждение (диплом гособразца)
  • с момента выдачи диплома прошло не более 1 года.
  • сотрудник принимается на работу по специальности, указанной в дипломе.
  • в его трудовой книжке нет записи о том, что он уже работал по этой специальности.

Если хотя бы один из этих пунктов не выполняется, то сотруднику можно назначить испытательный срок.

Важный момент! Запрещается, на время испытательного срока, устанавливать сотруднику заработную плату, ниже, чем в штатном расписании. Также нельзя издавать приказы, по которым, сотрудникам, работающим на испытательном сроке, не выплачиваются премии. Все это влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Приказ, книжка и карточка

На основании трудового договора, составляется приказ по форме №Т-1 о приеме сотрудника на работу. Приказ должен точно соответствовать договору (ст. 68 ТК РФ). Сотрудник также должен подтвердить ознакомление с приказом о приеме на работу, личной подписью, ознакомление происходит в течение 3-х дней с момента начала выполнения обязанностей.

Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 дней с момента начала работы сотрудника. При этом запись стоит делать, только после фактического выхода сотрудника на работу и ознакомлении со всеми документами. Что может произойти? После подписания договора, сотрудника так и не приступил к работе, в этом случае организация может расторгнуть договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ), а что делать, если в трудовой книжке есть запись о приеме на работу в трудовом кодексе не сказано.

Последний этап для того чтобы правильно оформить прием на работу нового сотрудника — заполнение личной карточки. Карточка заполняется по форме №Т-2, вести ее следует на бумажном носителе, так как с записями в ней сотрудник ознакомляется под роспись.

01.11.2011