Авансовый отчет. Форма АО-1

Авансовый отчет – документ, который необходим для подтверждения потраченных на различные цели денежных средств, взятых подотчетным лицом из кассы.

Выдача денег проводится на основании соответствующего приказа о подотчетных лицах, где указываются: список подотчетных лиц, целевое назначение, сроки выдачи, необходимые суммы денег. Если сотруднику поручается отправиться в командировку, то основанием служат командировочное удостоверение или приказ о командировке с визой руководителя организации.

Существует единая форма АО-1 авансового отчета. Это бланк, заполняемый с двух сторон в единственном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Как заполнить авансовый отчет работнику

Подотчетное лицо приступает к заполнению формы АО-1 с титульной стороны листа, где пишутся наименование организации и личные данные (ФИО, табельный номер, занимаемая должность, назначение аванса). На обратной стороне листа перечисляются документы, которые подтверждают расход денежных средств (графы 1-6) и указываются суммы. Данные документы нужно пронумеровать порядковым номером, согласно отчету.

  • Графа 1. Пишется номер по порядку, который присвоен каждому оправдательному документу.
  • Графа 2,3. Номер и дата соответствующего документа.
  • Графа 4. Виды расходов.
  • Графа 5, 6. Пишется сумма расходов в рублях (гр.5) или в валюте (гр.6).

Строка «Итого». Указывается общая сумма израсходованных средств (графа 5 или графа 6 зависит от валюты).

Заполнение бухгалтером формы № АО-1

Подотчетное лицо подает уже заполненную форму бланка АО-1 с оправдательными документами ответственному сотруднику бухгалтерии, который при получении документа расписывается и указывает номер и дату авансового отчета, итоговую сумму, количество приложенных документов, которыми подтверждены расходы. В конце этой расписки нужно указать дату подачи отчета и вручить ее подотчетному лицу.
После контроля правильности оформления всех документов и израсходования средств, бухгалтер должен заполнить графы 7 и 8, указав суммы израсходованных средств, которые приняты к учету, а так же графу 9, где указываются номера соответственных бухгалтерских счетов.

После этого заполняется титульная сторона формы, где указывается остаток (или перерасход) предыдущего аванса, суммы израсходованных средств, полученного аванса, перерасхода или остатка сумм аванса, бухгалтерских записей с операциями учета совершенных расходов.

Данные графы 9 используются для заполнения таблицы. После чего авансовый отчет утверждается руководителем. Далее сотрудник бухгалтерии занимается списанием подотчетных средств и проводит с подотчетным лицом окончательный расчет. Если у подотчетного лица обнаруживается остаток денежных средств, то их нужно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу. При перерасходе подотчетному лицу проводится возмещение перерасходованной суммы так же по расходному кассовому ордеру.